Cierre de año y pago de primas: el reto silencioso que enfrentan las empresas en Colombia
Entre octubre y diciembre, las empresas enfrentan uno de los momentos más exigentes del año: cierre contable, mayor volumen de ventas y obligaciones laborales como el pago de primas.
La integración entre los sistemas de Recursos Humanos y Contabilidad se vuelve clave para cumplir la ley, reducir errores y mantener la estabilidad operativa.
Bogotá, 7 de noviembre de 2025. El mes de octubre marca el inicio de uno de los períodos más exigentes para las empresas colombianas. Además del aumento en ventas y transacciones, el cierre fiscal y las campañas comerciales, existe una obligación legal que no da espera: el pago de la prima de servicios, que debe realizarse antes del 20 de diciembre. Aunque parece un proceso rutinario, en la práctica se convierte en una carrera contrarreloj, especialmente cuando los datos laborales y contables no están conectados.
En muchas organizaciones, los equipos de Recursos Humanos (RRHH) y Contabilidad operan con herramientas distintas o poco integradas. Esto obliga a trasladar información manualmente, conciliar datos en hojas de cálculo y revisar los valores una y otra vez para evitar errores. El resultado suele ser largas jornadas de trabajo, reprocesos y, en algunos casos, equivocaciones que pueden derivar en sanciones o reclamos por parte de los trabajadores.
El costo de un error en tiempos de alta presión
El problema al cometer errores en estas transacciones va más allá de retrasos o reprocesos. Un error en el cálculo de las primas afecta la confianza del equipo y puede generar sanciones legales. Según el Ministerio del Trabajo, cada año se reciben más de 30.000 quejas laborales por incumplimientos en salarios y prestaciones, de las cuales unas 4.400 corresponden a fallas en seguridad social y obligaciones conexas. Estas cifras evidencian los riesgos que enfrentan las empresas en temporada alta, cuando la presión aumenta y la falta de integración en los sistemas incrementa la posibilidad de errores.
Además, cuando el cálculo de las primas no se refleja correctamente en la contabilidad, los balances de fin de año pueden presentar inconsistencias, lo que complica auditorías internas, revisiones tributarias y decisiones financieras. Es decir, un problema que empieza en nómina termina afectando a toda la organización.
Integrar para anticiparse: un alivio para quienes cierran el año
Cada vez más empresas están optando por soluciones tecnológicas que integran de forma automática la información de RRHH con los sistemas contables. Esto permite que los datos de turnos, bonos, licencias o ausencias se reflejen directamente en la provisión de primas y en los estados financieros, sin necesidad de dobles registros ni conciliaciones manuales.
“Las empresas necesitan coherencia entre lo que se calcula, lo que se paga y lo que se registra”, explica Rigoberto Caballero, Country Manager de Defontana. “No se trata solo de cumplir con una obligación laboral, sino de tener control y visibilidad sobre los procesos clave que impactan tanto a los trabajadores como a las finanzas de la empresa. La integración de los sistemas de RRHH y contabilidad no es solo una cuestión técnica, es una herramienta de gestión fundamental”.
Tecnología como aliada en el cumplimiento y la confianza
En un contexto laboral cada vez más regulado, anticiparse al cierre del año con procesos conectados no solo reduce el margen de error, sino que permite tomar mejores decisiones y fortalecer la relación con los equipos de trabajo. El pago correcto y oportuno de las primas no es solo una obligación legal, también es una señal de respeto hacia los colaboradores y una muestra de que la empresa tiene sus procesos bajo control.
Hoy, empresas como Defontana ofrecen soluciones que permiten a las organizaciones integrar toda su operación en un solo sistema. A través de su ecosistema ERP 100 % en la nube, las áreas de contabilidad, finanzas, inventario y Recursos Humanos trabajan con información centralizada y en tiempo real. En particular, su software de RRHH automatiza el cálculo de nómina, genera provisiones contables y sincroniza las novedades laborales con los módulos financieros del ERP. Esto significa que, al momento de calcular primas, ya existe un registro completo y actualizado de todo lo que impacta el valor final: asistencia, horas extras, bonos, incapacidades y más.
Esta integración no solo facilita el cálculo correcto de las primas, sino que permite reflejar de inmediato su impacto en la contabilidad, generando mayor trazabilidad, cumplimiento normativo y control operativo. Así, los equipos financieros pueden cerrar el año con balances confiables, sin depender de cruces de última hora ni procesos manuales que incrementen el margen de error.
El ecosistema de Defontana también permite que las empresas generen reportes para entidades regulatorias, agilicen auditorías internas y tengan visibilidad sobre sus costos laborales en tiempo real. Esto se traduce en una toma de decisiones más informada y en la posibilidad de anticiparse a posibles contingencias legales o financieras.
